Logiciel pour la gestion du dossier patient physique et numérique
Notre offre Gesmedic se compose d’une suite de 5 solutions, qui en font un outil de gestion couvrant la totalité des besoins d’un établissement de santé tout en garantissant 100% de traçabilité.
Ges’DOSS :
Ce module a été développé pour faciliter la gestion et traçabilité des dossiers patients papiers en livrant le bon dossier, au bon moment et à la bonne personne. Il permet également la gestion des rendez-vous et des hospitalisations. Ges’doss permet un gain de temps de 25% ainsi que l’optimisation des coûts.
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Ges’num :
Module dédié à la dématérialisation de vos documents mais aussi qui traite, indexe, contrôle et intègre vos images numérisées automatiquement dans vos applications métiers, afin que vous puissiez en disposer pleinement. Ges’num garanti le respect de lidentitovigilance.
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Tempo :
Ce module est dédié aux secrétariats médicaux : demande de dossiers, transferts, retours, accusé de réception, position du dossier en temps réel. Tempo intègre également la prise de rendez-vous avec le patient qui déclenchera automatiquement la demande du dossier aux archives.
Ges’mob :
Dédié au classement de vos dossiers et pochettes en mode “parking” ou “classement aléatoire”. Gestion des sorties et retours. Ges’mob permet de gagner du temps en créant des liste de collecte et de retour des dossiers. La mise à jour de la base de données est automatique.
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Ges’tiers :
Ce logiciel hospitalier permet de gérer les dossiers patients externalisés, installés chez votre Tiers Archiveur avec les demandes de rapatriement physique ou numérique du dossier avec tout ou partie des informations.
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Les avantages de notre outil de gestion
Quelques performances et avantages qu’apportent Gesmedic par rapport à une organisation classique manuelle :
- Gain de temps de l’ordre de 80%, pour l’ensemble des opérations administratives de gestion courante des dossiers médicaux (identification des demandes de dossiers, enregistrement des entrées/sorties, statistiques…)
- Gain de temps de l’ordre de 70%, pour l’ensemble des opérations physiques (sorties et classement des dossiers)
- Fiabilité voisine de 100%, tant pour les opérations administratives que pour les opérations physiques.
- Économies estimées entre 20 et 30%, sur les examens médicaux non refaits grâce à la rapidité de l’information médicale.
- Amélioration très sensible des conditions de travail.
- Gain de place de 30% : la mise en archives passives est calculée au jour le jour et les dossiers inactifs sont mis en archives sous dossier par sous-dossier.
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Un interlocuteur unique dédié à votre département se déplace dans votre établissement pour réaliser un audit, répondre à toutes vos questions, ou pour vous présenter une démonstration de nos solutions.
Utilisation de Gesmedic au CH d'Arcachon
Découvrez dans cette vidéo le témoignage des utilisateurs de Gesmedic pour l’optimisation des archives et des dossiers patients. Et comment notre logiciel facilite les flux entre tous les acteurs et services de cet hôpital.
FOIRE AUX QUESTIONS
Quelles sont les économies de temps engendrées par l’utilisation de Gesmedic et Tempo ?
Après une période d’adaptation courte (3 mois), le gain de temps constaté est de 40%.
Il paraît qu’on gagne de la place, qu’en est-il ?
Si les règles de gestion Gesmedic sont appliquées, les gains de place sont de l’ordre de 30% dans le stockage des dossiers actifs (archives vivantes).
Quel type de classement préconisez-vous ?
Nous préconisons un classement terminal séquentiel sur l’IPP (Identifiant Permanent du Patient). C’est-à-dire qu’avec un IPP de 7 chiffres, le numéro de classement ne comportera que 4 ou 5 chiffres (à calculer précisément en fonction des statistiques), pour les établissements qui privilégient la confidentialité ; l’indexation par date de naissance (mois, jour, année) pour les établissements privilégiant la facilité.
Quel historique faut-il reprendre ?
Généralement 2 à 3 années d’historique suffisent en reprise informatique (c’est une fonction de base de Gesmedic livrée en standard).
Faut-il re-numéroter tous les dossiers d’archives ?
Non, il faut numéroter les patients qui reviennent et les nouveaux patients. L’historique reste tel qu’il est si le patient ne revient pas dans l’établissement, on dit souvent : « on ne rattrape pas le passé ».
Quel espace faut-il prévoir pour commencer à utiliser Gesmedic ?
En utilisant un classement terminal, Gesmedic peut commencer à fonctionner avec 30% de l’espace final.
Que faire des dossiers administratifs ?
Gesmedic possède en option le logiciel advalorem.frc qui permet de gérer les dossiers administratifs.
Quel est l’intérêt de la scannerisation, dans la mesure où cela n’est pas légalement reconnu ?
La scannerisation permet simplement de consulter un dossier sans en demander sa sortie.
Gesmedic est-il difficile à utiliser ?
Une formation de deux heures est suffisante au niveau utilisateur. Pour le niveau administrateur, une demi-journée permet de très bien connaître le logiciel. Mais comme pour tous les outils : c’est en s’en servant…
Je veux m’équiper avec Gesmedic, comment faire ?
Contactez-nous, nous étudierons ensemble votre projet. Nous vous réaliserons alors une proposition et vous accompagnerons dans votre installation et déploiement. La durée peut aller de 6 semaines à 3 mois selon la complexité de votre projet.
Comment bien gérer les dossiers patients.
Étude de cas : consolidation du dossier patient
Un centre hospitalier sollicite Ad’Valorem pour le déploiement d’une solution de gestion des dossiers médicaux commmune à deux sites différents.
PHASE 1 : Détection des besoins
Après avoir réalisé 1 audit nous avons détecté ces besoins :
1 • Gagner de la place de stockage en engageant une phase de destruction massive des dossiers médicaux
2 • Avoir un outil interfacé avec le SIH, évolutif et respectant la réglementation en vigueur sur la gestion des dossiers médicaux
3 • Numériser simplement des dossiers médicaux pour les mettre à disposition dans le DPI (étape l)
4 • Évoluer vers une numérisation sécurisée et/ou fiable et un SAE certifié conforme NF U2-013 (étape 2)
5 • Consolider la base des identités pour fournir une liste de pochettes à détruire dépendant des données fournies par le CH de Martigues (antériorités des séjours, transfusés, décidés)
6 • Déployer GESMEDIC (modules Ges’Doss et TEMPO web) et l’interfacer avec M.GAM (identité – mouvement). Mettre en place les 1/2 interfaces entre
GESMEDIC et une plateforme de numérisation (à l’étude par le CH)
PHASE 2 : Déploiement de Gesmedic, les principales étapes :
1 • Le paramétrage (reprise des données et intégrations)
2 • Interfaçage avec M•GAM + active directory
3 • Phase de tests
4 • Installation de l’environnement de production
5 • Formation des utilisateurs : archivistes et secrétariats médicaux
6 • Mise en production
7 • Revue fonctionnelle post démarrage
PHASE 3 : Demandes supplémentaires
1 • Conservation des 2 codes de classement existants sur les 2 sites
2 • Gestion de la traçabilité des dossiers médicaux par code-barre
3 • Mise à disposition de Ges’Doss pour les secrétaires du site du Vallon.
PHASE 4 : Accompagnement, maintenance & support
Accompagnement
AD’Valorem accompagne les clients à toutes les étapes du projets et forme les utilisateurs.
Maintenance & Support
AD’Valorem assure la maintenance et la sécurité de l’installation et met à disposition un support client disponible en ligne.