Un dossier classé depuis vingt ans sous le nom marital d’une patiente peut, du jour au lendemain, devoir être recherché sous son nom de naissance. Rien n’a changé dans sa situation personnelle. Son identité est simplement passée au statut qualifié, et le référentiel impose alors de remplacer les traits locaux par ceux de l’INS, dont le nom de naissance fait partie.
C’est le genre de détail qui ne figure sur aucune slide de projet Ségur, et qui désorganise un classement alphabétique en quelques mois.
Le RNIV est presque toujours présenté comme une affaire de DSI et de bureau des entrées. Les équipes d’archives le subissent en bout de chaîne, sans qu’on leur ait expliqué ce qu’il contient. Voici ce qu’il dit, et surtout ce qu’il implique pour un fonds documentaire.
RNIV, INS, INSi : trois choses différentes
Trois sigles circulent, souvent employés l’un pour l’autre. Ils ne désignent pas la même chose.
L’INS est l’identité nationale de santé. Elle réunit le matricule INS — le NIR, autrement dit le numéro de sécurité sociale, ou le NIA pour les personnes en attente — et cinq traits d’identité issus des bases nationales de référence. C’est elle qui sert à référencer les données de santé.
INSi est le téléservice. Opéré par l’Assurance Maladie, il permet de récupérer l’INS d’un usager depuis sa carte Vitale ou ses traits d’identité, et de vérifier une INS déjà connue. C’est le tuyau, pas la règle.
Le RNIV est le référentiel national d’identitovigilance, publié par l’Agence du Numérique en Santé. Il fixe les bonnes pratiques d’identification et il est opposable depuis décembre 2020. Sa version actuelle du volet 1, « Principes communs », date de décembre 2024.
Le cadre juridique tient en deux textes. L’arrêté du 24 décembre 2019 approuve le référentiel INS. Le décret n° 2019-1036 du 8 octobre 2019 a rendu le référencement des données de santé avec l’INS obligatoire depuis le 1er janvier 2021.
Obligatoire depuis plus de cinq ans, donc. Ce qui rend d’autant plus gênant le fait que la plupart des services d’archives n’en aient jamais reçu de présentation.
Les cinq traits stricts
Le RNIV impose cinq traits pour créer une identité numérique. Ce sont les « traits stricts », qui constituent l’identité sanitaire officielle d’un usager :
- le nom de naissance
- le premier prénom de naissance
- la date de naissance
- le sexe
- le code INSEE du lieu de naissance
Regardez cette liste du point de vue d’un service d’archives. Deux absences sautent aux yeux.
Le nom d’usage n’y est pas. Ni le nom marital, ni le prénom usuel. Un fonds classé au nom d’usage — c’est-à-dire la majorité des fonds anciens — n’est pas aligné sur les traits stricts.
Le lieu de naissance y est, sous forme de code INSEE. C’est un trait que presque aucun fonds papier ne porte, et qui devient pourtant discriminant pour départager deux homonymes.
Ces cinq traits doivent aussi figurer sur les documents comportant des données d’identification. Vos étiquettes de pochettes, vos bordereaux, vos éditions : s’ils affichent « Mme Lefèvre, née le 12/04/1961 », ils ne sont pas conformes.
Les quatre statuts d’identité
Le RNIV classe chaque identité numérique selon deux critères cumulatifs : l’identité a-t-elle été récupérée ou vérifiée via le téléservice INSi, et a-t-elle été contrôlée sur un document d’identité à haut niveau de confiance ?
De ce croisement sortent quatre statuts.
Identité provisoire. Les traits ont été saisis sans vérification. C’est le statut par défaut à la création.
Identité récupérée. Les traits viennent d’INSi, mais personne n’a vu la pièce d’identité de l’usager. Le RNIV est explicite sur la portée de ce statut : en l’absence d’attestation de l’identité réelle, il n’apporte pas de garantie supplémentaire par rapport au statut provisoire quant à la véracité des traits.
Identité validée. Un contrôle de cohérence a été fait sur un document à haut niveau de confiance, mais sans appel au téléservice.
Identité qualifiée. Les deux conditions sont réunies. C’est le niveau maximal, et c’est le seul qui autorise l’échange et le partage des données de santé de l’usager.
Cette dernière phrase mérite qu’on s’y arrête. Tant qu’une identité n’est pas qualifiée, les données qui s’y rattachent ne peuvent pas être partagées — pas d’alimentation du DMP, pas d’échange avec un confrère. Un dossier parfaitement constitué, complet, bien archivé, reste inexploitable en partage si son identité est restée provisoire.
Ce qui change vraiment pour un service d’archives
Voilà le cœur du sujet, et ce dont on ne parle jamais dans les réunions de projet INS.
La qualification réécrit l’identité du dossier
Le référentiel est net : après attribution du statut qualifiée ou récupérée, les traits INS doivent remplacer les traits stricts locaux dans les champs correspondants. Et dès lors que l’identité est qualifiée, c’est le matricule INS et les traits INS qui servent à identifier l’usager.
Traduction pour un fonds papier : l’identité sous laquelle un dossier a été créé et classé n’est pas forcément celle sous laquelle il sera désormais recherché. C’est le cas de figure décrit en ouverture, et il concerne une part importante des dossiers de femmes mariées. Si votre classement est alphabétique et votre index tenu à la main, la cohérence se perd dossier après dossier.
Le fonds historique n’a pas d’INS, et n’en aura jamais
Aucune INS n’existait avant 2021. Vos dossiers antérieurs portent un identifiant local, parfois plusieurs, parfois aucun.
Ces dossiers ne disparaissent pas : les durées de conservation vont jusqu’à vingt ans à compter du dernier passage, trente ans pour le volet transfusionnel. Vous allez donc gérer pendant des années un fonds coupé en deux — d’un côté des dossiers rattachés à une identité qualifiée, de l’autre un historique rattaché à rien du tout. La jonction entre les deux ne se fait pas toute seule.
Fusionner deux doublons numériques ne fusionne pas deux dossiers papier
Quand la cellule d’identitovigilance résout un doublon dans la GAM, elle règle le problème côté système d’information. Côté archives, il reste deux pochettes physiques, dans deux emplacements, parfois dans deux sites.
Personne ne pense à transmettre la liste des fusions au service d’archives. Résultat : un dossier unique en base, deux dossiers sur l’étagère, et une recherche sur deux qui ramène la moitié de l’information.
Communiquer un dossier devient un acte d’identitovigilance
Une demande d’accès au dossier médical suppose d’identifier le demandeur avec certitude et de lui remettre l’intégralité de ce qui le concerne — pas le dossier d’un homonyme, pas une partie seulement parce que l’autre moitié est classée sous un autre nom.
Sur une base non fiabilisée, ces deux garanties ne tiennent pas. C’est un sujet que nous avons détaillé dans notre article sur la traçabilité des dossiers patients.
Quatre questions à poser à votre DSI
Si vous dirigez un service d’archives et que le projet INS vous est passé au-dessus de la tête, voici de quoi reprendre la main.
- Quelle proportion de notre file active est au statut qualifiée ? C’est l’indicateur qui conditionne tout le reste. S’il est bas, les archives subiront les reprises d’identité pendant des mois.
- Comment le service d’archives est-il informé des fusions de doublons ? S’il n’existe aucun flux, il faut en créer un.
- Nos éditions affichent-elles les cinq traits stricts ? Étiquettes, pochettes, bordereaux de prêt, listes de sortie.
- Comment relie-t-on un dossier antérieur à 2021 à une identité désormais qualifiée ? C’est la question la plus difficile, et celle qu’on découvre toujours trop tard.
Si vous n’obtenez pas de réponse claire sur le point 2, commencez par là. C’est le moins coûteux à mettre en place et celui qui évite le plus de dossiers introuvables.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le RNIV ? Le référentiel national d’identitovigilance, publié par l’Agence du Numérique en Santé. Il fixe les exigences et recommandations d’identification des usagers de santé et il est opposable depuis décembre 2020. Il se décline en plusieurs volets selon le contexte d’exercice, le volet 1 posant les principes communs.
Quelle différence entre INS et INSi ? L’INS est l’identité nationale de santé : un matricule et cinq traits d’identité. INSi est le téléservice de l’Assurance Maladie qui permet de récupérer ou de vérifier cette identité.
Quels sont les cinq traits stricts ? Nom de naissance, premier prénom de naissance, date de naissance, sexe, code INSEE du lieu de naissance.
Pourquoi le statut « identité qualifiée » est-il obligatoire pour partager des données ? Parce qu’il est le seul à garantir à la fois que les traits proviennent des bases nationales de référence et qu’ils correspondent à la personne réellement présente, contrôle d’un document d’identité à l’appui. Les trois autres statuts laissent subsister un doute sur l’un des deux points.
Le RNIV s’applique-t-il aux services d’archives ? Il s’applique à l’établissement. Les archives en relèvent dès lors qu’elles produisent, affichent ou communiquent des documents porteurs de données d’identification — ce qui est le cas de toute étiquette de pochette et de tout bordereau.
