Visionnez la vidéo sur l’optimisation du circuit des archives et des dossiers patients au sein du Centre Hospitalier d’Arcachon grâce à la solution Gesmedic de la société Ad’Valorem.

Optimisation de la gestion des archives au centre hospitalier d’Arcachon

Le Centre Hospitalier d’Arcachon, confronté à une gestion manuelle des archives inefficace, a entrepris une restructuration de son système d’archivage en 2012, anticipant son déménagement vers un nouveau site. Pour ce faire, l’établissement a choisi le logiciel GESMEDIC d’Ad’valorem (logiciel hospitalier), qui s’est révélé être une solution fonctionnelle et interfacée avec leur outil de gestion de dossiers de soins. Grâce à cette transition, le centre a amélioré la traçabilité des dossiers patients tout en réduisant l’espace nécessaire pour l’archivage, passant de plus de deux kilomètres linéaires à 700 m². Cette initiative a non seulement optimisé le circuit des dossiers, mais a également permis une gestion plus rapide et efficace des demandes de dossiers au sein des différents services.

Points Clés:

Restructuration efficace des archives La restructuration des archives au Centre Hospitalier d’Arcachon a été motivée par le besoin d’optimiser la gestion des dossiers patients. En 2012, l’établissement a anticipé son déménagement en organisant une mise à niveau de ses systèmes d’archivage. L’adoption du logiciel GESMEDIC a permis de résoudre des problèmes critiques liés à la classification et à la recherche des dossiers, entraînant une réduction significative de l’espace occupé par les archives.

Intégration de GESMEDIC avec autres outils : le choix du logiciel GESMEDIC a été influencé par sa capacité à s’interfacer avec d’autres outils. Cette interconnexion a été un facteur décisif dans la sélection de GESMEDIC, car elle permet une continuité dans la gestion des données patients, facilitant ainsi l’intégration des rendez-vous et des pré-admissions dans le système.

Amélioration de la traçabilité des dossiers : avec GESMEDIC, le Centre Hospitalier d’Arcachon a obtenu une vision instantanée de tous les dossiers d’un patient, quel que soit le service concerné. Ce système permet de suivre l’historique des mouvements de chaque dossier, facilitant la localisation rapide en cas d’erreur d’identification. Cela a renforcé la sécurité et l’efficacité du traitement des informations médicales.

Réduction de l’occupation spatiale des archives : la mise en place de GESMEDIC a permis une réduction drastique de l’espace nécessaire pour les archives, passant de plus de deux kilomètres linéaires à seulement 700 m². Cette réduction a été facilitée par une nouvelle classification utilisant un système de couleurs et une numérotation optimisée des dossiers, ce qui a également amélioré la visibilité et l’accessibilité des archives.

Gain de temps dans le traitement des dossiers : le nouveau système permet de traiter une centaine de dossiers en une heure, ce qui représente un gain de temps significatif pour les archivistes. Les étiquettes créées pour chaque dossier, comprenant des informations telles que le nom de famille et la date de naissance, ont simplifié le processus de recherche et de classement, rendant les opérations beaucoup plus fluides.

Adoption rapide par le personnel soignant : l’implémentation de GESMEDIC a été rapidement adoptée par le personnel soignant, qui a constaté des avantages importants, notamment en matière de praticité et de gain de temps lors de la recherche de dossiers. Le format du dossier, maintenant plus facile à transporter, ainsi que l’enregistrement de chaque demande de dossier dans l’historique grâce à un système de scan de code-barres, ont été des améliorations notables pour la traçabilité.

Flexibilité et adaptabilité du logiciel : GESMEDIC, après plus de 20 ans d’existence, est un outil totalement paramétrable qui peut s’adapter aux besoins spécifiques des établissements. Utilisé quotidiennement par environ 9000 personnes dans une centaine d’établissements, il démontre une efficacité et une souplesse qui répondent aux exigences variées des différentes structures de santé.