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    LUQUET DURANTON

10 questions à vous poser sur la bonne gestion d'un dossier médical


1 - Utilisez-vous une solution conforme aux exigences de l’identito-vigilance de l’HAS ?
« L’identification fiable et unique du patient à toutes les étapes de sa prise en charge et à chaque venue, permet de relier toutes les données relatives à une personne et de délivrer l’acte prescrit à la bonne personne.
Il s’agit d’un enjeu majeur pour la continuité et la sécurité des soins compte-tenu du risque d’erreurs potentiellement graves liées à une mauvaise identification » Extrait du Manuel HAS V2010

Réponse :
Avec Gesmedic, toute pièce physique d’un dossier médical est identifiée de manière unique par un code barre. Une relation d’identité est mise en place entre le patient, identifié par son IPP, et les pièces physiques de son dossier, identifiées par leur code-barre.

Gesmedic est référencé par le Ministère de la Santé et intègre par la mise à jour régulière de ses fonctionnalités les évolutions du cadre réglementaire de la Haute Autorité de Santé. Par la prise en compte de l’IPP et l’intégration à votre SIH, Gesmedic répond pleinement aux problématiques de traçabilité et d’identito-vigilance.



2 - Êtes-vous sûr de savoir à tout moment, où se trouve le dossier d'un patient ?
« La traçabilité est un élément clé de la qualité et de la continuité des soins dans le cadre d’une prise en charge pluridisciplinaire. Cette coordination des soins ne peut avoir lieu que si l’accès à l’information est possible à tout moment dans le circuit du patient. Selon une enquête menée 15% des dossiers ne sont pas trouvés au sein d’un établissement de santé ! »

Réponse :
Gesmedic permet à toute personne connectée au réseau de connaître l’existence et la position du dossier (en stock ou en prêt) et éventuellement d’en demander la livraison pour un jour programmé. À tout instant vous pouvez accéder à l’information de localisation d’une pièce d’un dossier dans l’établissement et en accuser réception. L’utilisateur peut aussi interroger l’historique des mouvements de la pièce du dossier (localisation, horodatage, type de mouvement, motif, auteur).



3 -Avez-vous un problème de place dans vos archives ?
« Ce problème courant est principalement dû au fait de ne pas conserver la bonne archive ou trop d’archive par manque d’information. Le réglementaire sur les archives existe mais l’archivage au plus juste n’est pas mis en application »

Réponse :
Gesmedic apporte trois solutions originales et efficaces : - L’archivage au plus juste : mise en archive passive ou destruction dès les délais atteints grâce aux informations de séjours patients reçues du SIH.
- L’assurance d’appliquer la bonne méthode ce qui permet d’optimiser son classement.
- Il est le seul à pouvoir gérer précisement le volume de votre classement.

La source d’économie est double : vous optimisez l’utilisation de l’espace de stockage et vous allégez la charge de travail en supprimant le recours au déménagement et rééquilibrage des volumes.

Jusqu’à 30% d’espace gagné, grâce à : - la gestion des sous dossiers : par exemple en séparant les dossiers radio et patient, vous gagnez un étage de rayonnage. - la méthode de classement perpétuel (moins de resserrage/décalage).



4 - Savez-vous distinguer les dossiers « actifs » des dossiers « semi-actifs » ?
« Il faut pouvoir identifier les dossiers statistiquement INACTIFS afin de pouvoir les externaliser. Ne sachant pas la nature des soins, l’archiviste conserve plus de dossiers en actif que nécessaire. D’autant plus que le coût de rapatriement est en moyenne de 10 euros par dossier ! »

Réponse :
Gesmedic gère les informations de séjour des patients pour mettre à jour le statut de son dossier même si le séjour n’a pas donné lieu à sortie de dossier. Ainsi, on ne passe en archivage passif que les dossiers réellement « anciens » et minimise ainsi les coûts liés au rapatriement ponctuel de dossiers. Le coût de versement/rapatriement d’un dossier est en moyenne de 10 euros !



5 - Savez-vous gérer les multi-dossiers ?
« Les radios sont conservées avec le dossier du patient, vous avez des dossiers par spécialités ou par services, ... vos dossiers grossissent.
Dans la majorité des organisations, un seul « contenant » par dossier est mis en service. Ce même « contenant » reçoit en conséquence les documents générés lors de chaque hospitalisation. L’évolution de l’épaisseur d’un dossier va donc dépendre de la répétition de ces hospitalisations. Un grand nombre de dossiers vont passer de 10 mm d’épaisseur à 20, 30, 40, 50 mm et plus, mais ils devront être reclassés dans leur zone de classement initialement prévue pour des dossiers d’épaisseur moyenne de 15 mm par exemple. Immanquablement, ces zones arrivent à saturation de volume au point de ne plus pouvoir accepter des dossiers en retour. »

Réponse :
La création de sous-dossiers (pochettes) dans Gesmedic permet de gérer de manière optimale les mouvements de dossiers car chaque pochette est identifiée de manière unique. Cela garantie la traçabilité sans pour autant livrer l’ensemble du dossier.

Cette fonctionnalité permet la création :
- d’un dossier de toilettage (pour y rassembler les informations anciennes ou devenues inutiles).
- d’un dossier de dédoublement (pour les dossiers devenus obèses).
- d’un dossier par spécialité (selon le fonctionnement de l’établissement de soins).
- d’un dossier par support : radio, examens etc...

Avantage de la gestion en multi-dossiers : seul le ou les sous-dossiers nécessaires sont mouvementés, ce qui implique :
- un gain de temps pour le service archive ; moins de risque d’égarement d’éléments du dossier.
- une manipulation facilitée et l’intégrité des pochettes papier améliorée (plus de dossier obèse).
- un gain de place de stockage : le dossier principal peut demeurer en petit format et les dossiers radio par exemple, nécessitant un grand format, sont rassemblés dans un même rayonnage/local.



6 - Votre système de gestion des archives est il interfacé avec votre système d’information ?
« Le non interfaçage oblige à une resaisie des données qui peut être une source d’erreurs. Le service des archives n’a pas de visibilité sur le circuit du patient. Il leur est donc très difficile d’optimiser l’organisation pour une livraison des dossiers à temps. »

Réponse :
Gesmedic est interfacé avec tous les principaux éditeurs du marché : Médasys, Agfa, Cpage, McKesson, etc...
L’Intégration des données de la GAP (Gestion Administrative du Patient) dans Gesmedic est possible via l’échange de données au format standard IHE* (HL7, Hprim).

Cette interfaçage permet :
- La récupération des informations d’identité patient associée à son IPP : respect de la norme «identito-vigilance».
- Le Suivi des informations de séjour du patient même si le dossier n’est pas demandé et ne sort pas des archives : mise à jour de la date d’archivage passif.
- D’utiliser le flux des RDV (création, modification, suppression) pour gérer les sorties de dossiers et les livraisons dans les services : cette opération est transparente pour l’utilisateur de Gesmedic grâce à la prise en compte des flux de données de l’interface RDV. Toute information de RDV rentrée dans le logiciel RDV du SIH est intégrée dans Gesmedic.
- La demande de sortie ou transfert ponctuelle ou urgente de dossier directement à partir de l’application du SIH par « appel contextuel » de Gesmedic : l’utilisateur ne voit qu’un seul écran avec uniquement une action de validation requise pour demander le dossier.
- La remontée du numéro d’archive dans le logiciel du dossier médical.

Gesmedic est interfacé avec le Bureau des Entrées. A partir d’une installation en réseau (déjà existante dans l’établissement), toutes communications avec les services de soins peuvent être réalisées, notamment pour les demandes de transfert, de sortie ou de prise de rendez-vous (TEMPO existe en version classique ou en version Intranet).
Gesmedic récupère les historiques, ainsi que toutes sortes d’informations (dates de décès, dates de sorties…) en provenance du SIH.



7 - Estimez-vous avoir un temps de traitement des dossiers, trop long ?
« Les dossiers ne sont pas toujours identifiés visuellement de manière intuitive ce qui peut dégrader un temps de traitement jusqu’à 90% (cueillette, livraison, retour des dossiers...) »

Réponse :
Gesmedic accélère considérablement le temps de traitement des opérations du Service des Dossiers Médicaux tout en rendant agréable un travail réputé fastidieux. Les conditions de travail des archivistes s’en trouvent donc significativement améliorées. Par exemple, toutes les opérations se font par des scans de Code-Barre (Sortie, Entrée, ...) et l’utilisation de code couleur pour les étiquettes est intuitif et le trajet de Cueillette des dossiers est optimisé.

A titre d’exemple, pour un établissement enregistrant 10 000 hospitalisations par an, Gesmedic permet une économie de plus de 2 000 heures par an au seul niveau du Service des Dossiers Médicaux, soit 90% du temps économisé !



8 - Disposez-vous de moyens pour minimiser le temps de séjour des dossiers en circulation ?
« Vous avez des dossiers qui restent inutilement stockés dans les services ? Les dossiers non retournés sont une problèmatique majeure. Sans outils il est très fastidieux pour l’archiviste d’être opérationnel dans la gestion et le cheminement des dossiers. Il est souvent constaté un manque de visibilité sur les dossiers en circulation dans l’établissement et sur leur localisation. Selon une enquête menée, 20% des dossiers seraient non retournés ! »

Réponse :
La localisation fiable des dossiers évite les recherches fastidieuses à travers l’Etablissement. Cette localisation permet :
- d’éviter les pertes
- de faciliter leur rapatriement
- de désengorger les services



9 - Avez-vous un système vous permettant de gérer la mutation des dossiers et des documents entre services ?
« 30% des secrétaires sont dédiées à la gestion des mouvements des dossiers et documents. Ce travail réputé fastidieux ne contribue pas aux politiques d’amélioration des conditions de travail et aux programmes de diminution des coûts de gestion. »

Réponse :
Grâce à Gesmedic le service demandeur peut localiser instantanément le dossier, s’il n’est pas aux archives, et demander sa mutation immédiate au service afin d’assurer la continuité des soins.



10 - Avez-vous besoin de conseils pour vos archives ?
« Chaque établissement a une méthode de travail qui lui est propre. Il n’y a pas de «communauté» qui regroupe les bonnes pratiques de l’archive médicale. Le réglementaire sur la conservation des archives subit des remaniements, il devient difficile de suivre cette évolution. »

Réponse :
Par notre expérience de plus de 25 ans et par la prise en compte de la veille réglementaire, nous avons appréhendé les meilleures pratiques de gestion des archives. L’équipe d’AD’Valorem est là pour vous en faire bénéficier à travers des conseils organisationnels et un accompagnement lors de la mise en exploitation.
Nous vous assurons une transition en douceur vers ce nouveau système de gestion.



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